«رعایت دقیق وظایف رئیس و بازرس هیئت‌مدیره، نه تنها اختلافات بین مالکین را کاهش می‌دهد، بلکه باعث می‌شود مدیریت ساختمان به‌صورت قانونی، شفاف و قابل پیگیری انجام شود.»
هیئت‌مدیره یک مجتمع مسکونی، ستون اصلی اداره امور مالی، فنی و اداری ساختمان است. رئیس و بازرس دو عضو کلیدی این ساختار هستند که اجرای صحیح وظایف آن‌ها باعث نظم مالی، کاهش اختلاف‌ها و مدیریت حرفه‌ای ساختمان می‌شود.
در این مقاله، تمام وظایف رئیس هیئت‌مدیره و بازرس را به‌صورت دقیق، قانونی و کاملاً کاربردی بررسی می‌کنیم.
وظایف رئیس هیئت‌مدیره مجتمع مسکونی
رئیس هیئت‌مدیره، مسئول اصلی مدیریت اجرایی و نظارت بر عملکرد مدیر ساختمان است. شناخت درست مسئولیت‌های او، مانع ایجاد سوء‌تفاهم‌ها و اختلافات بین ساکنان می‌شود.
۱. نظارت کامل بر مدیریت ساختمان
رئیس هیئت‌مدیره باید بر عملکرد روزانه مدیر نظارت داشته باشد، از جمله:
-
هزینه‌کرد شارژ ماهانه
-
قراردادهای تعمیرات و خدمات
-
موارد امنیتی و نگهداری
-
امور مالی، حسابداری و فاکتورها
-
کیفیت خدمات شرکت‌های پیمانکار
این نظارت، ستون اصلی مدیریت شفاف ساختمان است.
۲. امضای اسناد مالی و قراردادها
تمام اسناد رسمی و مالی مجتمع باید با امضای رئیس انجام شود:
-
قراردادهای خدماتی (نظافت، آسانسور، نگهبانی)
-
خرید تجهیزات مشترک
-
تأیید فاکتورها
-
هزینه‌های غیرمترقبه
-
تمدید یا فسخ قراردادهای جاری
۳. هماهنگی جلسات و مجامع عمومی
رئیس هیئت‌مدیره مسئول برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات است:
-
تعیین زمان برگزاری مجمع
-
تنظیم دستور جلسه (در صورت ثبت رسمی با مشاوره حقوقی دقیق‌تر)
-
امضای صورت‌جلسه
-
اطلاع‌رسانی نتایج به ساکنان
برای نمونه، اگر مجتمع ثبت رسمی شده باشد، صورت‌جلسه‌ها اعتبار قانونی بیشتری دارند.
۴. رسیدگی به شکایات و اختلاف‌های ساکنان
رئیس هیئت‌مدیره مرجع اولیه رسیدگی به شکایات است:
-
اختلافات بین واحدها
-
مشکلات مرتبط با شارژ
-
رفتار نادرست یا مزاحمت‌ها
-
نقض قوانین ساختمان
۵. پیگیری امور حقوقی مجتمع
مورد نیاز برای مجتمع‌های بزرگ و ثبت‌شده:
-
شکایت از بدهکاران شارژ
-
پیگیری مجوزها
-
امضای اسناد رسمی مجتمع
-
پاسخگویی قانونی در زمان بروز اختلاف
۶. ارتباط مستمر با مدیر ساختمان
رئیس باید روند کار را به‌طور هفتگی یا ماهانه بررسی کند:
-
دریافت گزارش عملکرد
-
اجرای تصمیمات هیئت‌مدیره
-
نظارت بر امور مالی و اجرایی
-
حل مشکلات روزانه ساختمان
۷. نقش رئیس در مجتمع‌های ثبت‌شده
اگر مجتمع ثبت شده باشد، رئیس:
-
نماینده قانونی مجتمع است
-
حق امضای رسمی دارد
-
مدیریت حساب بانکی مجتمع را بر عهده دارد
ثبت رسمی مجتمع باعث می‌شود وظایف رئیس، قابل استناد و قانونی باشد.
(در تبریز ثبت، این خدمات با مشاوره حقوقی انجام می‌شود.)
وظایف بازرس هیئت‌مدیره مجتمع مسکونی
بازرس، ناظر اصلی هیئت‌مدیره و مدیر ساختمان است. نقش او، تضمین شفافیت مالی و جلوگیری از تخلفات احتمالی است.
۱. کنترل و نظارت مالی
مهم‌ترین مسئولیت بازرس:
-
بررسی قبض‌ها، فاکتورها و هزینه‌ها
-
کنترل حساب بانکی
-
تأیید تطابق هزینه‌ها با مصوبات مجمع
-
گزارش تخلف‌های احتمالی
۲. بررسی عملکرد مدیر ساختمان
بازرس موظف است بررسی کند:
-
آیا مدیر وظایفش را درست انجام می‌دهد؟
-
قراردادها درست اجرا می‌شوند؟
-
پروژه‌ها و تعمیرات صحیح انجام شده؟
۳. تهیه گزارش دوره‌ای و سالانه
بازرس باید گزارش شفاف ارائه دهد:
-
صورت هزینه‌ها و درآمد سالانه
-
وضعیت بدهکاران شارژ
-
فرسودگی و نیازهای تعمیرات
-
پیشنهادهای اصلاحی برای مدیریت بهتر
۴. درخواست برگزاری جلسه فوق‌العاده
در شرایط حساس:
-
سوء‌مدیریت
-
هزینه‌کردهای مشکوک
-
شکایت‌های مکرر ساکنان
-
مسائل امنیتی و فنی جدی
بازرس می‌تواند جلسه فوری مجمع را درخواست دهد.
۵. نظارت بر انتخابات هیئت‌مدیره
برای جلوگیری از تخلف انتخاباتی:
-
تضمین شفافیت رأی‌گیری
-
شمارش صحیح آراء
-
ثبت دقیق صورت‌جلسه
۶. پیگیری حقوق مالکین
بازرس باید در موارد تخلف:
-
تذکر رسمی ارائه دهد
-
گزارش کتبی برای مالکین ارسال کند
-
در صورت لزوم، درخواست رسیدگی قانونی دهد
۷. نقش بازرس در مجتمع‌های ثبت‌شده
در مجتمع‌های ثبت‌شده:
-
گردش مالی رسمی و قابل استعلام است
-
تخلفات قابلیت پیگیری حقوقی دارند
-
وظایف بازرس از نظر قانونی قابل استناد است
مزایای رعایت وظایف رئیس و بازرس هیئت‌مدیره
-
جلوگیری از اختلافات بین مالکین
-
مدیریت مالی شفاف و مستند
-
افزایش نظم و هماهنگی
-
قابل پیگیری شدن تصمیمات
-
اعتبار قانونی بیشتر برای مجتمع
نتیجه‌گیری
اجرای درست وظایف رئیس و بازرس، پایه‌گذار یک مدیریت منظم، شفاف و قانونی در مجتمع‌های مسکونی است.
اگر مجتمع ثبت رسمی داشته باشد، تمامی وظایف رئیس و بازرس قابل پیگیری و کاملاً معتبر خواهد بود.
تبریز ثبت با تجربه تخصصی در ثبت مجتمع مسکونی، ثبت شرکت، و امور حقوقی، آماده ارائه مشاوره تخصصی و ثبت قانونی مجتمع‌ها است.
برای مشاوره رایگان، همین حالا اقدام کنید.
