امروزه با گسترش روزافزون شهرنشینی و افزایش جمعیت، ساخت مجتمع های مسکونی و آپارتمان ها به صورت مداوم رشد داشته است. برای فراهم کردن رفاه بیشتر و ایجاد محیطی آرام برای ساکنین این مجتمع ها، تدوین و اجرای قوانین خاصی ضروری به نظر می رسد. این قوانین نیاز به مجریانی دارند که بتوانند روند جاری زندگی در مجتمع را نظارت و مدیریت کنند. بر همین اساس، در مجتمع های مسکونی، جایگاهی تحت عنوان هیئت مدیره ساختمان شکل گرفت. شرح وظایف مدیر مجتمع مسکونی و اعضای هیئت مدیره، بخش مهمی از زندگی شهرنشینی مدرن را تشکیل می دهد.
ساختار و اعضای هیئت مدیره در مجتمع های بزرگ
در مجتمع های مسکونی بزرگ و ساختمان های تجاری، وظایف مدیریتی توسط چندین نفر از اعضای هیئت مدیره ساختمان به جریان می افتد. این اعضا معمولاً شامل رئیس هیئت مدیره مجتمع مسکونی، مدیر امور مالی و حسابداری، مدیر تأسیسات و خدمات، و سایر مدیران هستند. تعیین مدیران ساختمان برای مدت محدودی انجام می شود و مالکین مجتمع می توانند آنان را عزل کنند.
مجمع عمومی که جلسه ای متشکل از تمامی مالکان ساختمان است، تعداد مدیران را تعیین می کند که می تواند از یک تا چند نفر باشد،. در مجتمع های بزرگ، وجود هیئت مدیره ضرورت دارد و تعداد اعضای آن نباید کمتر از سه نفر باشد. همچنین برای جلوگیری از چالش در زمان تصمیم گیری و رأی گیری، تعداد اعضای هیئت مدیره باید فرد انتخاب شود.
وظایف هیئت مدیره مجتمع مسکونی و مدیر اجرایی
مدیر یا مدیران مجتمع، در قبال مسئولیتی که بر عهده می گیرند، از وظایف و اختیارات مشخصی برخوردار هستند. وظایف هیئت مدیره مجتمع مسکونی در جهت رسیدگی به امور جاری و رفع موانع ساختمان تعریف شده است.
1. اداره امور جاری و حفظ ساختمان
مدیر یا مدیران ساختمان باید در اداره امور جاری مجتمع تلاش کنند و مسئولیت تمام این موارد بر عهده ایشان است. مهم ترین مسئولیت شرح وظایف مدیر مجتمع مسکونی، حفظ و نگهداری ساختمان و تأسیسات و تجهیزات مربوط به آن محسوب می شود. این امور شامل رسیدگی به نظافت فضای داخلی، نگهداری تجهیزات گرمایشی و سرمایشی، و رسیدگی به درختان و گیاهان است.
2. امور مالی و شفافیت
مدیران موظف هستند هزینه های ساختمان را به صورت دقیق و به موقع محاسبه نموده و در اختیار ساکنین قرار دهند. سپس با جمع آوری سهم هر واحد، باید نسبت به پرداخت هزینه ها اقدام کنند. تمام هزینه ها و درآمدهای مجتمع، باید به صورت کاملاً شفاف به آگاهی اهالی ساختمان برسد و مدیر مجتمع این وظیفه را بر عهده دارد. پیگیری بدهی های شارژ و سایر مبالغی که اهالی باید بپردازند، در حیطه وظایف مدیریت ساختمان است. مدیریت مجتمع مسکونی یا هیئت مدیره در صورت عدم پرداخت سهم بدهی توسط مالک یا استفاده کننده، می توانند با ارسال اظهارنامه رسمی و سپس مراجعه به اداره ثبت، اجرائیه دریافت کنند.
3. بیمه و رعایت قوانین
مسئولیت بیمه آتش سوزی مجتمع بر عهده مدیران ساختمان است. طبق ماده ۱۵ قانون تملک آپارتمان ها، ساختمان مسکونی باید در مقابل آتش سوزی بیمه شود. در صورت عدم انجام این امر و بروز آتش سوزی، مدیر ساختمان مسئول جبران خسارات وارده خواهد بود. مدیر یا مدیران برای اداره امور ساختمان، باید تابع تصمیمات مجمع عمومی مالکین باشند.
وظایف رئیس هیئت مدیره مجتمع مسکونی
رئیس هیئت مدیره معمولاً یکی از اعضای هیئت مدیره است که در اولین جلسه رسمی مجمع عمومی تعیین می شود. اگرچه شرح وظایف مدیر مجتمع مسکونی بر اجرای امور تمرکز دارد، رئیس هیئت مدیره وظیفه هماهنگی و رهبری داخلی هیئت را بر عهده دارد. ریاست هیئت مدیره در واقع وظیفه مدیریت و اجرای تصمیمات هیئت مدیره را هدایت می کند. همچنین، در صورت بروز هرگونه تغییر در نام، آدرس، یا اعضای شرکت های ثبتی (که می تواند شامل ثبت رسمی مجتمع باشد)، رئیس و اعضای هیئت مدیره مسئول ثبت رسمی و آگهی آن در روزنامه رسمی هستند.
وظایف بازرس هیئت مدیره مجتمع مسکونی و نظارت
در ساختار مدیریت مجتمع، یک جایگاه مهم به عنوان بازرس هیئت مدیره وجود دارد. مجمع عمومی، این مسئولیت را به یک یا دو شخص (اصلی و علی البدل) محول می کند. وظیفه کلی بازرس یا بازرسان، نظارت بر عملکرد هیئت مدیره، تصمیمات و اقدامات ایشان است.
1. نظارت مالی و اسنادی
بازرس هیئت مدیره باید به صورت مداوم صورت حساب ها و رسیدهای مالی را بررسی کند. معمولا بازرس موظف است کلیه اسناد مالی ساختمان، از جمله پرداخت ها و دریافت ها را بررسی کند تا اطمینان حاصل شود که هیئت مدیره از بودجه ساختمان در مسیر درست استفاده می کند. همچنین بازرس حق دسترسی به مدارک مالی و حساب های بانکی مجتمع را دارد.
2. نظارت بر اجرای قانون
بازرس باید بر کیفیت اجرای مصوبات و قوانین اساسنامه ساختمان توسط اعضای مدیریت نظارت کند. همچنین بازرس می تواند در صورت نیاز، تذکرات لازم را در خصوص اقدامات مختلف به مدیران گوشزد نماید. در صورت کشف تخلف مدیر، بازرس اقدام لازم را انجام می دهد و مسئولیت های حقوقی بازرس در برابر قصور نیز تعریف شده است.
3. حضور در جلسات و گزارش دهی
بازرس هیئت مدیره مجتمع می تواند بدون داشتن حق رأی، در جلسات مدیریت شرکت کند. بازرس موظف است گزارشی درباره عملکرد مالی، مشکلات احتمالی و تخلفات هیئت مدیره (در صورت وجود) تهیه کرده و در پایان دوره مالی به مجمع عمومی ارائه کند.
محدودیت های بازرس: نقش بازرس صرفاً نظارتی و گزارشی است و نمی تواند در تصمیم گیری های اجرایی مجتمع دخالت کند یا وظایف هیئت مدیره را بر عهده بگیرد. بازرس هیچ گونه اختیار مالی برای برداشت از حساب یا صدور چک برای ساختمان ندارد.
تخلفات رایج هیئت مدیره مجتمع مسکونی
کوتاهی یا نقص در اجرای هر بخش از مقررات، به عنوان تخلفات هیئت مدیره ساختمان شناخته می شود. برخی از تخلفات شامل عدم انعقاد قرارداد بیمه برای قسمت های ضروری مشاعات و ساختمان، عدم پرداخت به موقع قبوض مشترک، و شفاف نبودن امور مالی مجتمع مسکونی است.
همچنین، اجاره دادن فضاهای مشترک (مشاعات) بدون موافقت تمام اهالی ساختمان، تخلف محسوب می شود. اگر هیئت مدیره یا اعضا مرتکب تخلف شوند، مالکان مجتمع می توانند نسبت به انحلال هیئت مدیره تصمیم گیری نمایند.
خدمات ثبتی تبریز ثبت در حوزه مجتمع های مسکونی
مدیریت کارآمد یک مجتمع مسکونی، چه از نظر اجرایی و چه از نظر نظارتی، نیازمند چارچوب های قانونی دقیق و مستند است. در برخی موارد، مجتمع های مسکونی بزرگ برای امور اداری و مکاتبات رسمی نیاز به ثبت رسمی مجزا پیدا می کنند که این امر به ساماندهی اختیارات و شرح وظایف مدیر مجتمع مسکونی کمک می کند.
تبریز ثبت با سال ها تجربه در زمینه ثبت انواع شرکت ها، مؤسسات و برندها، به عنوان یک مشاور قابل اعتماد در مسیر توسعه کسب و کار و امور ثبتی فعال است. متخصصان این مجموعه با آگاهی دقیق از قوانین و فرآیندهای ثبتی، تلاش می کنند فرآیندهای اداری را ساده تر و سریع تر کنند.
برای آغاز یا ساماندهی امور حقوقی و ثبتی مرتبط با مجتمع های بزرگ، می توان برای دریافت مشاوره تخصصی و تسهیل فرآیندها با کارشناسان تبریز ثبت تماس گرفت. تبریز ثبت با تکیه بر تجربه و تیم متخصص، در کنار مالکین و مدیران قرار دارد تا مسیر ثبت و امور ثبتی با آرامش و اطمینان طی شود.
