توسعه و گسترش کسب و کار در نقاط جغرافیایی مختلف، دغدغه بسیاری از شرکت ها در مسیر رشد است. ثبت شعبه شرکت اقدامی است که ظرفیت پاسخگویی شرکت به مراجعان را بالا برده و دسترسی به بازارهای جدید را فراهم می کند. برای قانونی شدن این گسترش، آشنایی با مراحل، مدارک و قوانین مربوط به نحوه ثبت شعبه شرکت بسیار ضروری است.
اهمیت و ضرورت ثبت شعبه شرکت
ثبت شعبه صرفاً به معنای تأسیس یک دفتر جدید نیست، بلکه راهکاری است برای توسعه کسب و کار، دسترسی به مشتریان تازه و تقویت برند شرکت در مناطق گوناگون. این فرآیند، یک جلوه قانونی به واحد جدید می دهد و در صورت عدم ثبت، شعبه ماهیت قانونی نخواهد داشت.
تعریف شعبه شرکت و ماهیت حقوقی آن
شعبه شرکت در حقیقت یک واحد وابسته به شرکت اصلی است که محل فعالیتش با مرکز اصلی شرکت تفاوت دارد. موضوع فعالیت شعبه باید دقیقاً و کاملاً منطبق با فعالیت های شرکت مادر باشد و اختیار انتخاب موضوع فعالیت متفاوت را ندارد.
شعبه به طور کامل تحت کنترل و مدیریت شرکت اصلی قرار می گیرد و بر اساس تصمیمات و دستورالعمل های آن عمل می کند. به همین دلیل، شعبه دارای شخصیت حقوقی مستقل نیست. اگرچه شعبه در محدوده اختیارات تعریف شده پاسخگوی عملکرد خود است، اما مسئولیت نهایی تمامی اقدامات شعبه به عهده شرکت مادر خواهد بود. برای شعبه شرکت، شناسه ملی غیرمستقل و مرتبط با شناسه ملی شرکت مادر تخصیص داده می شود.
تفاوت شعبه با نمایندگی
ثبت شعبه و نمایندگی دو مفهوم کاملاً متمایز از یکدیگر در قانون تجارت هستند.
- استقلال و مسئولیت: شعبه کاملاً وابسته به شرکت اصلی است و حدود اختیارات و مسئولیت های آن توسط شرکت مادر تعیین می شود. در صورت بروز هرگونه خطا یا مشکل، شرکت اصلی باید برای رفع آن اقدام کند. اما نمایندگی ها مدیریت مجزا دارند و مسئولیت تمام تصمیمات و عملکردها را به صورت مستقل بر عهده می گیرند و خود پاسخگو هستند.
- حساب بانکی: حساب های بانکی شعبات با شرکت اصلی یکی است. در مقابل، نمایندگی ها حساب بانکی مستقل و جداگانه ای دارند.
- مدیریت: برای شعبه می توان مدیرانی خارج از سهامداران یا شرکا تعیین کرد. اما نمایندگی باید یک شخص حقیقی یا حقوقی ایرانی باشد.
قانون و شرایط اساسی ثبت شعبه
بر اساس قوانین مربوطه، شعبات شرکت ها باید به صورت قانونی به ثبت برسند. برای اینکه بتوان شعبه شرکت را به ثبت رساند، باید اجازه آن از قبل در اساسنامه شرکت اصلی وجود داشته باشد. در صورت وجود این اجازه در اساسنامه، محدودیتی در تأسیس تعداد شعبات وجود نخواهد داشت.
اگر تأسیس شعبه همزمان با ثبت شرکت اصلی صورت گیرد، به همراه شرکت اصلی ثبت و آگهی می شود. اما اگر تصمیم به تأسیس شعبه پس از به ثبت رسیدن شرکت مادر انجام پذیرد، این موضوع تغییر در اساسنامه تلقی شده و باید به تأیید مجمع عمومی فوق العاده شرکت برسد. مرجع ثبت شرکت اصلی از این تصمیم مطلع می گردد و پس از ثبت، باید جهت اطلاع عموم در روزنامه رسمی شرکت آگهی گردد.
ماده ۱۹۹ قانون تجارت مقرر کرده است که اگر شرکت در چندین حوزه شعبه داشته باشد، مقررات مربوط به ثبت شرکت ها باید در هر حوزه جداگانه انجام شود.
مراحل و نحوه ثبت شعبه شرکت
نحوه ثبت شعبه شرکت فرآیندی مشابه با تأسیس شرکت دارد، اما صورتجلسات آن متفاوت است. چگونگی ثبت شعبات داخلی شرکت ها از طریق سامانه جامع ثبت شرکت ها به صورت الکترونیکی (irsherkat.ssaa.ir) انجام می‌پذیرد.
زمان اقدام برای ثبت شعبه
ثبت شعبه شرکت در دو حالت امکان پذیر است:
- همزمان با تأسیس شرکت اصلی: اگر تصمیم به تأسیس شعبه در زمان ثبت شرکت گرفته شود، روند ثبت آن کوتاه تر است. در این حالت، آگهی تأسیس هر دو شعبه اصلی و فرعی به صورت همزمان منتشر می گردد.
- بعد از تأسیس شرکت اصلی: بسیاری از شرکت ها پس از شروع فعالیت و گذشت زمان، به این نتیجه می رسند که نیاز به تأسیس شعبه دارند. در این حالت، تأسیس شعبه به منزله ایجاد تغییرات در شرکت محسوب می شود و باید آگهی آن در روزنامه منتشر گردد. به همین دلیل، اگر شرکت قصد دارد در آینده شعبه ای داشته باشد، بهتر است همزمان با تأسیس شرکت اصلی برای ثبت شعبه نیز اقدام کند تا در زمان و هزینه ها صرفه جویی شود.
مراحل اجرایی و ارسال مدارک
- تنظیم صورتجلسه: تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده یا صورتجلسه هیئت مدیره (در صورتی که اساسنامه اختیار تأسیس شعبه را به هیئت مدیره داده باشد) انجام می شود.
- تشکیل جلسه: در صورتی که جلسه با اکثریت شرکا تشکیل شود، رعایت دعوت شرکا الزامی است. اگر تعداد شرکا بیش از ۱۲ نفر باشد، باید سه نفر به عنوان هیأت نظار انتخاب شوند و نامشان در صورتجلسه ذکر شده و ذیل آن را امضا کنند.
- ثبت در سامانه: صورتجلسه در سه نسخه تهیه و تمام آن ها به امضای افراد ذی صلاح می رسد. باید اطلاعات کامل شرکا، سمت و میزان سهم الشرکه در صورتجلسه درج شود. تمام اقدامات پذیرش صورتجلسات از طریق سامانه اینترنتی صورت می پذیرد.
- ارسال پستی و آگهی: پس از پذیرش نهایی در سامانه، یک نسخه از صورتجلسه باید ظرف مدت سه روز از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود و بارکد پستی آن در سیستم وارد گردد. پس از بررسی و تأیید کارشناسان، مشخصات شعبه در دفتر تأسیس ثبت شده و آگهی تأسیس شعبه در روزنامه رسمی منتشر می گردد.
مدارک لازم برای راهنما ثبت شعبه شرکت
برای تکمیل موفقیت‌آمیز فرآیند راهنما ثبت شعبه شرکت، متقاضیان باید مدارک مورد نیاز را تهیه و ارائه دهند:
- ارائه تصاویر مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره شرکت اصلی و مدیر شعبه مورد نظر.
- تنظیم و تسلیم صورتجلسه مربوط به تأسیس شعبه.
- ارائه مدارک ثبتی شرکت مادر شامل اساسنامه، شرکت‌نامه و آخرین تغییرات ثبت شده شرکت.
- آگهی روزنامه رسمی تأسیس شرکت اصلی.
- تأییدیه کارشناسان اداره ثبت (در صورت نبود ایراد در صورتجلسه).
- ارائه مجوزهای مورد نیاز از مراجع ذی صلاح در صورت لزوم.
تأسیس شعبه در انواع شرکت ها (مسئولیت محدود و سهامی خاص)
تاسیس شعبه شرکت با مسئولیت محدود و تاسیس شعبه شرکت سهامی خاص از نظر فرآیندی تفاوت عمده ای با هم ندارند.
- شرکت با مسئولیت محدود: این شرکت ها می توانند هم در زمان تأسیس و هم پس از شروع فعالیت، نسبت به ثبت شعبه شرکت اقدام کنند. اگر ثبت شعبه در ابتدای تأسیس انجام شود، هزینه ها کاهش می یابد. در غیر این صورت، تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق العاده برای تصویب ضروری است.
- شرکت سهامی خاص: در این شرکت ها نیز می توان شعبه را همزمان با ثبت شرکت اصلی یا پس از تأسیس ایجاد کرد. هیئت مدیره نیز می تواند متناسب با اختیاراتی که اساسنامه تعیین کرده است، اقدام به تأسیس شعبه کند.
نکته مهم این است که مکان و آدرس تأسیس شعبه شرکت نمی تواند با محل دفتر مرکزی شرکت یکسان باشد و این دو نباید در یک شهر قرار داشته باشند. همچنین، در زمان تأسیس شعبه، باید یک نفر به عنوان مدیر شعبه انتخاب و به سازمان ثبت معرفی گردد.
مالیات و انحلال شعبه شرکت
مالیات شعبه شرکت
درآمد حاصل از فعالیت شعبه ها مشمول مالیات بر درآمد است. بر اساس قانون مالیات های مستقیم، نرخ مالیات برای شرکت ها ۲۵ درصد تعیین شده است که بر اساس جمع درآمد شرکت و پس از وضع زیان های حاصل از منابع غیر معاف و کسر معافیت های مقرر محاسبه می شود. شعبه شرکت ها موظف به ارائه گزارش مالی به دفتر مرکزی هستند و این گزارش مبنای محاسبه مالیات قرار می گیرد.
با تأسیس شعبه، کد اقتصادی شرکت که در حال حاضر همان شناسه ملی شرکت است، تغییر نمی کند و رسیدگی های لازم با توجه به پرونده کد اقتصادی فعال شرکت اصلی انجام می شود.
انحلال شعبه شرکت
انحلال شعبه شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه دارد و قوانین و روال کاری که باید برای انحلال شعبه رعایت و طی شود، مشابه انحلال شرکت است و بر اساس قوانین تجارت صورت می گیرد. حذف یا انحلال شعبه توسط شخصیت حقوقی مادر و مطابق با اساسنامه شرکت انجام می شود.
سپردن امور ثبتی شعبه به متخصصان تبریز ثبت
ثبت شعبه شرکت یک فرآیند تخصصی حقوقی است که نیاز به دقت در تنظیم صورتجلسات و رعایت دقیق اساسنامه دارد. برای اینکه فرآیند و نحوه ثبت شعبه شرکت به درستی انجام شود و از بروز مشکلات قانونی و مالیاتی در آینده جلوگیری گردد، ضروری است از خدمات مشاوره ای و تخصصی استفاده شود.
تبریز ثبت با سال ها تجربه در زمینه ثبت انواع شرکت ها، مؤسسات، برندها و طرح های صنعتی، مجموعه ای متخصص و قابل اعتماد در مسیر توسعه کسب و کار به حساب می آید. کارشناسان تبریز ثبت با بهره گیری از آگاهی کامل نسبت به جدیدترین قوانین و مقررات ثبتی، تلاش می کنند فرآیندهای اداری ثبت شعبه شرکت و ثبت شرکت را برای متقاضیان ساده تر و سریع تر کنند.
با سپردن فرآیند ثبت شعبه به متخصصان تبریز ثبت، اطمینان حاصل می گردد که تمامی مراحل قانونی به درستی انجام شده و تأسیس شعبه در کمترین زمان ممکن به نتیجه می رسد. خدمات ثبت شعبات شرکت در تبریز ثبت گامی مطمئن و اساسی برای گسترش قانونی فعالیت های شرکت خواهد بود.
پرسش های متداول در زمینه ثبت شعبه
در زمینه نحوه ثبت شعبه شرکت و راهنما ثبت شعبه شرکت، سوالات رایجی وجود دارد که پاسخ آن ها در زیر آمده است:
